구글 스프레드시트 공유 하는 방법

구글 스프레드시트의 가장 큰 장점인 공유 기능에 대해서 알아보도록 하겠습니다. 이 글은 보시고나면 엑셀과 같은 구글 스프레드시트를 다른 사람과 쉽게 공유해서 같이 보게 할 수도 또는 편집권한을 주고 같이 실시간 수정을 할 수도 있습니다.

이전에 구글 스프레드시트가 없던 시절을 생각하면 같이 작업하려면 한번 작업하고 메일로 발송하고, 그 사람이 수정해서 다시 보내줄 때까지 기다리는 과정을 경험했습니다. 구글 스프레드시트는 이런 번거로움 없이 온라인상으로 스프레드시트를 공유 보기 수정을 할 수 있게 해주고 있습니다. 이렇게 하면서 불필요하게 메일을 주고받는 작업, 그리고 다른 사람이 수정 작업 후 발송해 주기까지 기다려야 하는 불편함을 획기적으로 줄여주었습니다. 극강의 효율을 높여주는 구글 스프레드시트 공유 방법을 알아보도록 하겠습니다.

 

구글 스프레드시트 공유방법

먼저 구글에 접속합니다. https://google.com/

 

이미 아이디가 있고 로그인이 되어있다면 이렇게 점 9개의 메뉴를 클릭하면 하위 메뉴가 나옵니다.

로그인된 상태에서 구글 드라이브를 눌러서 보실 수도 있고 조금 스크롤을 내려보면 스프레드시트 메뉴를 찾을 수 있습니다.

저는 sheets라고 쓰여있는 구글 스프레드시트를 찾아서 클릭해서 들어갔습니다.

가장 상단에 이렇게 새 스프레드시트 시작하기라는 메뉴가 보입니다. 그리고 그 아래는 기존에 만들었던 시트가 있다면 목록들이 보이는데요. 이번에는 공유를 위해서 새로 스프레드시트를 만들어보겠습니다. "내용 없음"으로 +를 눌러서 새로운 스프레드시트를 만들어보겠습니다.

만들면 이렇게 아무것도 없는 시트와 제목도 '제목 없는 스프레드시트'라고 지정되어 문서가 생성됩니다. 이 상태에서 시트에 이것저것 쓰고 공유하려고 한다면, 가장 먼저 해야 할 것은 제목을 정하는 것입니다.

tip!. 제목이 없는 상태로를 공유가 되지 않더군요. 그래서 먼저 제목을 변경해보면 제목 없는 스프레드라고 쓰여있는 제목영역에 이미지처럼 클릭해서 커서를 가져다 두면 변경이 가능합니다.

저는 이 문서를 "공유 테스트"라고 지었습니다. 그러고 나면 우측에 구글 스프레드시트는 직관적으로 "공유"라는 부분이 보이는데요. 이 부분이 현재는 자물쇠로 잠겨있는 걸 볼 수 있습니다. 자물쇠를 클릭하면,

이렇게 공유할 수 있게 사용자를 추가하거나 또는 일반 액세스를 통해서 누군가를 추가할 수 있습니다. 상대방의 구글 id, 이메일주소를 안다면 사용자 및 그룹 추가를 통해서 추가할 수 있습니다. 일반적으로는 그렇지 않은 경우가 많은데요. 그럴 때는 일반 액세스 설정을 통해서 공유 기능을 설정할 수 있습니다. 이 링크를 받은 사람에게 권한을 얼마나 부여할 것인가를 정하는 방식으로 말이죠. 아래 보이는 제한됨의 아래 화살표를 클릭합니다.

 

그럼 이렇게 링크가 있는 모든 사용자를 선택할 수 있고 우측에 또 뷰어, 댓글 작성자, 편집자를 선택해서 권한을 줄 수 있습니다.

• 뷰어는 말 그대로 보기만 할 수 있는 권한
• 댓글 작성자는 보고 이 문서에 댓글을 남길 수 있는 권한
• 편집자는 나와 같이 이 문서를 수정 공유 할 수 있는 권한입니다.

상황에 따라 문서만 봐줬으면 하는 경우는 뷰어나 댓글 작성자로 공동으로 편집 문서를 만들고자 할 때는 편집권한을 주는 게 좋습니다. 일반적으로 저는 내부 공유 때는 주로 편집자로 주게 되고, 외부 회사와 일하지만 임의의 수정을 원하지 않을 때는 뷰어 기능만 제공했습니다.

이렇게 하고 아래 있는 링크 복사를 누르면 주소가 나옵니다. 그 주소를 복사해서 카톡방, 메신저, 메일 등에 붙여 넣어서 공유하고자 하는 사람에게 주면 그 사람이 그 링크로 들어오게 되면 해당 권한을 얻게 됩니다. 이 공유 권한은 언제든 권한 수정이 가능하기 때문에 오늘은 줬지만 며칠 뒤에 닿아야 할 때는 그날 들어와서 권한 설정만 다시 바꿔주면 언제든 수정 가능합니다.

문서로 협업할 일이 많은 직장인, 프리랜서라면 이런 기능 활용해서 빠르게 의견을 주도받고 업무를 나눠보세요. 업무 효율이 10X로 올라갑니다. 오늘은 이렇게 유용한 스프레드시트의 가장 중요한 기능인 공유 기능에 대해서 알아봤습니다.

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